今日、IT系のニュースサイトの「身勝手な「メール信者」ボクメツ大作戦！ 」という記事に、思わず「そうそう！」と膝をたたいてしまった。
　普段、仕事やプライベートのツールとしてすっかり定着した感のある電子メール。ことに仕事ではこのツールの使い方いかんによって、自分も相手も仕事の効率がだいぶ変わってくると思うのだ。ことに一日何件〜何十件ものメール送受信をする人にとってはなおさらである。
ここで、先の記事でもだいたい同じようなことが触れられているけれど、自分がいつも心がけている「メールの自分ルール」をちょっと紹介してみようと思う。

件名はメールの命！

　日々たくさんのメールをやり取りしていると、受信トレイをざっと見渡して必要なメールを探し出すのに件名が果たす役割は大きい。
　そこで件名に書く内容は、本文を一行で要約したものが一番いいと思う。例えば「来週のお打合せの日程」とか「楽曲デモと譜面をお送りします」だとか「お花見のご案内」とか……。
　何かを報告する内容のメールの場合、できればその結果も書いてしまう。その内容がネガティブだとなかなか件名には書きづらいものだけど、あえて書く。「20分ほど遅れます」とか「予約が取れませんでした」とか、そんな感じ。
　返信が何往復かした場合、話の展開に寄っては「Re:件名」というのも積極的に書き換えた方がいいと思う。

メールの内容は一通につき一件

　プライベートのメールはともかく、仕事のメールは簡潔で要を得ているのが望ましい。
　特に別の内容は二通のメールに分けてしまった方がメールボックス全体の見通しが良くなることが多い。一つのメールに複数の話題がある場合、相手の返信がそのどちらに対してのものか、内容を読むまで分からないからだ。

多数の送信者に同報メールを書くときの注意

　大きなプロジェクト、またはプライベートの飲み会や旅行など、何人もの送信者に同報メールを送るとき、送り先の相手同士が既によく知った仲である場合を除いて、お互い実際に会って挨拶や名刺交換を済ませるまでは送信者をbccに設定してお互いのメールアドレスが知れないようにするのが、この手のメール送信のマナーだと思う。
　メールクライアントによっては、To:（送信者）欄が空欄だと送信できない場合もあるので、そういうときは送信者には自分のメールアドレスを書いておくと良い。

いつも利用しているドリップコーヒー通販の会社「ブルックスコーヒーマーケット」。
安くておいしいコーヒーを格安で売っているので何年か前からずっとお世話になっているのだけれど、郵送のダイレクトメールが頻繁に届いて少々うっとおしかった。

先日自宅のコーヒーのストックを切らしたので新たに注文した時、発注フォームのご意見欄に「郵送ダイレクトメールの要否を指定できるようにしてほしい」というような要望を書き込んだところ、翌日に担当さんからメールがきて、「ご意見ありがとうございます。三輪さまのDMの登録は解除いたしました」というような内容が書いてあった。

昨今、短期的な利益を優先するあまりモラルや顧客満足度が二の次になってしまうような会社が多い中、こういう、お客の声を大事にしてくれる会社は、ずっとずっと応援したくなる。